Oferta de SAP para la Planificación del Personal y Analíticos.

No faltan datos, o maneras de analizar todo en recursos humanos. Sin embrago, oímos constantemente a clientes y líderes en recursos humanos hablando de ahogamiento de datos y sedientos de visión. Lo que estamos viendo más allá de esta sed es una deficiencia en la manera que este departamento lleva los datos hacia niveles inferiores, superiores en la organización. Ahora más que nunca diferentes grupos dentro de las empresas tienen necesidades diferentes de información. Y bastante coherente, pero no obtienen lo que necesitan.

Creo que SAP ha dado pasos decisivos en la solución de este problema.

Para entender como esta deficiencia en los datos puede llegar a los usuarios, primero vamos a ver quiénes son estos usuarios.

¿Quiénes son estas personas?

Figura1: Usuarios de analiticos de RH en la organización.

Los gerentes son los usuarios más evidentes de los datos de recursos humanos. Los ejecutivos y gerentes de alto nivel solo necesitan la información para comprobar cómo marcha su organización en cualquier momento, y potencialmente reaccionar rápido asignando tareas a otros. Los gerentes intermedios necesitan micro-análisis (es decir, datos  específicos centrados en cuestiones especificas)para tomar decisiones operativas dentro de las operaciones que realizan todos los días, lo que implica más detalle que la información necesaria para los altos directivos.

Apoyo directo a los ejecutivos en el control de las finanzas. Por lo general estos usuarios no necesitan de análisis de recursos humanos en su trabajo día a día. Sin embargo ellos necesitan visibilidad en los datos de recursos humanos en la a la planificación de los trabajadores. Algunas de las preguntas que necesitan ven de los datos de recursos humanos. ¿Cuántas personas contratar para la compañía el siguiente año?  ¿Cuánto es el costo en salarios y beneficios? ¿Cuánto costaran los recursos en Tecnología de la información? Estas no son preguntas insignificantes, sin embargo, a menudo, el control de finanzas no puede responder a estas preguntas sin una importante ayuda de recursos humanos.

Esta ayuda viene de los analistas de recursos humanos, una función nueva que estamos viendo con más frecuencia y a menudos son llamados para hacer frente a estas necesidades fuera de la función de recursos humanos tradicional. Los analistas de recursos humanos son profesionales que poseen un contexto cuantitativo, y se asignan para ayudar en las decisiones de recursos humanos. Sus experiencias anteriores se han obtenido a partir de su paso por mercadeo o finanzas y pueden tener una experiencia considerable en las relaciones con los clientes. Profesionales de recursos humanos, gerentes en recursos humanos, son los que necesitan de los analistas de recursos humanos para la obtención de informes detallados y que necesitan de un alto nivel de detalle para tener la capacidad de responder las preguntas.

Un dolor para todos

Todos estos usuarios hacen contribuciones únicas a la estrategia de la gerencia de recursos humanos. Como se menciono anteriormente, cada usuario tiene necesidades diferentes de acuerdo con el nivel de la necesidad y posición en la cadena de mando. Sin embargo, estamos viendo una combinación común de ellos los cincos puntos débiles.

Figura 2: Problemas en el análisis

Calidad de los Datos.

Una inadecuada calidad de los datos no solo se refiere a la falta de datos. También hay una falta de información en tiempo real, causando un desastre en el momento de cuando se solicita un informe y cuando se entrega, tiempo durante el cual los datos pueden quedar obsoletos o irrelevantes. Debido a que los datos se cargan en grupos, rara vez se actualizan al día. Y lo que es peor, las personas ven diferente versiones de los mismos.

Encontrar (o inventar) los indicadores más relevantes.

Cada empresa tiene una única estrategia, y por lo tanto debe tener control en el conjunto de parámetros que se aplican en la misma, pero puede no ser comparable con mediciones similares en otras empresas. Por lo tanto, las organizaciones a menudo hacen el cálculo de los indicadores que tienen más sentido para ellas. Llegar a un informe para cuantificarlos ya es un reto, y las métricas más avanzadas, como las métricas de toda la empresa es aun más difícil de conseguir. Métricas que reúnen las finanzas y los recursos humanos, o CRM y HR, o la cadena de proveedores y los recursos humanos, o cualquier otro dato empresarial y de recursos humanos son casi imposibles de calcular y mucho menos distribuirlos.

¿Planificación de recursos humanos operacional o estratégico?

Si bien las empresas reconocen su importancia, a menudo son incapaces de realizar una planificación adecuada de los recursos humanos. Tanto el desarrollo de un plan estratégico de 5 a 10 años para lograr un liderazgo en el mercado, o un plan de 12 meses para controlar los costos de contratación, simplemente no poseen las herramientas. En cambio luchan con múltiples archivos de Excel, con cálculos inconsistentes y manuales. Lo que lleva a un trabajo redundante y a los errores.

Todo es demasiado

Al final de cada jornada de trabajo, cada empresa tiene unos megas de datos adicionales, dando lugar  a la disminución de la capacidad para hacer frente a grandes volúmenes de datos. Ya sea para encontrar relaciones ocultas entre las métricas, dependencias invisibles, o simplemente realizar un informe de nómina o una simulación de la estructura organizativa, más datos significa menos probabilidad de obtener valor de los mismos.

Usable por el usuario, para todas las personas

Por último, pero no menos importante, gran parte de la información obtenida de los datos no está disponible en un formato que pueda ser visto por las partes interesadas. Los gerentes intermedios necesitan de información dentro de las operaciones que realizan a diario. Los ejecutivos necesitan cuadros de información que puedan acceder fácilmente desde cualquier lugar. Los socios necesitan un entorno con el cual interactuar. Cada uno de estos formatos simplemente no existe en la mayoría de los casos, y si es un caso raro que exista; no logra procesar los datos adecuadamente.

Tres enfoques para abordar los puntos débiles de los datos

SAP tiene tres enfoques para soluciones en HCM (Gestión del Capital Humano) para tratar estos puntos débiles, mientras proporciona el nivel adecuado de uso según cada usuario: información, analíticos y planificación.

Figura 3:  informes, análíticos y planificación 

Informes: Establecer donde se encuentra

La primera oferta es para informes de recursos humanos. Informes es una solución que está diseñada para proporcionar a los gerentes medios, gerentes de RH y ejecutivos de recursos humanos la información que necesitan para tener una idea clara de lo que está sucediendo ahora mismo en la empresa.

Para informes en las instalaciones. SAP ofrece una serie de informes estándar dentro de  las transacciones. Llamado análisis incrustado, esta solución requiere de la  herramienta Objetos del Negocio(BOBJ) que ha estado disponible desde el paquete de mejora 5. También ofrecemos una serie de análisis para obtener rápidamente la raíz de algún problema.

Analíticos: entender por qué estas allí.

En sentido general “analíticos” se refiere a mejorar el nivel de las técnicas de análisis orientadas para descubrir conocimientos muy específicos dentro de las organizaciones. Sin embargo, cuando se describe como una solución empresarial, analíticos va mucho mas allá ofreciendo un conjunto de capacidades en Inteligencia del Negocio(BI) que permiten un alto nivel de interacción para detectar problemas, investigar causas e impulsar las acción con las personas adecuadas. Tanto informes y analíticos con complementarias, ya que proporcionan como la empresa lo hizo y porque.

Executive HR Analytics and Advanced Analytics son soluciones BW basadas en HANA. Executive HR Analytics permite a los ejecutivos comprobar el estado de sus organizaciones y reaccionar rápidamente a problemas mediante la asignación de tareas pendientes y otros si es necesario. Advanced Analytics es una herramienta para los analistas de Inteligencia de Negocios(BI) para responder a una pregunta hecha por un ejecutivo y llegar a una conclusión rápida.

Manager Insight  le permite a los usuarios realizar tareas de análisis en un dispositivo mobil. Los informes y análisis realizados en Manager Insight  tienen una solución correspondiente en la nube, permitiendo a los usuarios de Gestión del Talento y a los empleados acceder a la información que les ayudará a tomar decisiones a un nivel dentro de las operaciones que utilizan a diario. Cloud Workforce Analytics es una solución que permite a los clientes realizar todas las tareas posibles de análisis en la nube. Con más de 2000 indicadores y puntos de referencia, lo llamamos "Rolls Royce de análisis de recursos humanos" para su refinamiento y sofisticación.

Figura 4: Las soluciónes SAP de analiticos de RH

Planificación: determinar a dónde va

La planificación es siempre hacia el futuro, ya se trate de inmediato, a corto plazo, la planificación de turnos, planificación a 12 meses de nuevas competencias y la adquisición de personal, o estrategia de planificación a largo plazo para prepararse para el crecimiento y la expansión internacional. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de estos marcos de planificación de tiempo.

La Planificación a corto plazo o planificación de turnos es bastante sencilla: ¿A Quién voy a necesitar mañana por la mañana a las 8 en punto? ¿Cuántas personas necesito para el sábado?, etc. Este tipo de planificación es realizada con un socio, Registro de Planificación por Software.

El segundo marco de tiempo es manejado por SAP Operational Headcount Planning, y tiene que ver con los planes de contratación a más de 12-18 meses. ¿Cuánto es el costo de los salarios? ¿Cuánto es el costo de las prestaciones? ¿Cuánto va a costar en  tecnología de la información o activos fijos? ¿Y cómo estas nuevas contrataciones ayudaran a los objetivos estratégicos de la empresa? La contratación se hace a menudo bajo los lineamientos proporcionados por las finanzas. Con la solución SAP Operational Headcount Planning, los ejecutivos de nivel medio pueden planificar su equipo, con los costes medios reales del año anterior como punto de partida. Pueden hacerlo con una constante referencia a las directrices establecidas por las finanzas. En caso de que supere las directrices, el sistema de inmediato les hará saber, eliminando así las conciliaciones de atrás para adelante. Esta solución se ha implementado en las instalaciones, y se basa en la solución SAP Business Planning, con contenidos específicos para recursos humanos.

Figura 5: Solución Workforce Analytics.

Por último,  el tercer marco se ocupa de la planificación estratégica, tal como un niño de cinco o diez años previsto para el crecimiento, la expansión internacional de la sociedad o los cambios demográficos. Se entrega en la nube y viene integrado con la solución SAP Operational Planning Headcount permitiendo a los usuarios, por ejemplo,  evaluar cómo un plan de 12 meses de contratación cabe en plan de cinco años de la empresa.

Muchos clientes ya pasaron por una implementación de la solución SAP de análisis de recursos humanos y se han dado cuenta de los beneficios. Comcast por ejemplo, ha vinculado directamente su crecimiento en la satisfacción del cliente por un volumen de negocios reducido, que fue posible gracias a una mejor comprensión de la fuerza de trabajo. WellPoint también logra un ahorro significativo en el área de facturación, analizando y ajustando la contratación y sus procesos internos. Hospital ABC fue capaz de mejorar dramáticamente la forma de identificación, creciendo y reteniendo los mejores talentos en la empresa.

Figura 6: Ejemplos de clientes

SAP cuenta hoy con cientos de clientes que utilizan el sistema Workforce Planning and Analitics. En todas las líneas de negocio y de todos los tamaños. Es interesante ver que algunas empresas con una cultura cuantitativa profunda eligió a SAP Workforce Plannning and Analytics en lugar de desarrollar su propia solución desde cero. Esto valida nuestro enfoque, y confirma que las técnicas cuantitativas se pueden aplicar a los recursos humanos para optimizar las decisiones en todos los niveles, tanto para los gerentes medios dentro de las operaciones diarias, para los ejecutivos de la alta gerencia para comprobar cómo esta su empresa o de los socios de recursos humanos para obtener una imagen detallada de lo que está pasando con la fuerza de trabajo.

En resumen, se ha hecho claro para nosotros que el éxito en los análisis depende de entender quienes son los usuarios, y que parte de los datos son más relevantes para ellos.  En este blog he dado una breve descripción de la forma en que Workforce Planning and Analytics están directamente frente a las necesidades de los clientes. Muchas más actualizaciones están previstas, así que estad atentos. Para más actualizaciones generales acerca de soluciones HCM, puede ponerse en contacto conmigo, o seguirme en twitter.